Olá, pessoas…
Produtividade se tornou uma das palavras-chave da década. A busca por ser produtivo, seja em nossa vida pessoal ou profissional, nos leva a explorar novas tecnologias, aplicativos e sistemas operacionais, na tentativa de encontrar o método mais eficiente para realizar tarefas. Não se trata apenas de fazer mais em menos tempo, mas de equilibrar eficiência e qualidade de vida.
Desde que mudei da área de redação de artigos, para a área administrativa, passei a buscar formas de aumentar minha produtividade no trabalho. Desenvolvi estratégias para simplificar tarefas complexas, criar esquemas de trabalho e, assim, poupar horas que agora utilizo para estudos e outras atividades. Essa jornada não foi linear, mas cheia de aprendizados e ajustes, que compartilho neste artigo.
Neste artigo, apresento dicas que me ajudaram a otimizar meu tempo e, quem sabe, podem inspirar você a melhorar sua produtividade, seja no trabalho, estudos ou projetos pessoais.
Adapte-se ao sistema e depois adapte-o a você
Conhecer as ferramentas que utilizamos é o primeiro passo para aumentar nossa produtividade. Quando encaramos o sistema operacional como uma ferramenta e investimos tempo em aprendê-lo, podemos extrair o máximo de seu potencial. Essa etapa inicial demanda paciência, mas compensa a longo prazo.
Por exemplo, quando comecei a usar softwares novos para a minha área de atuação percebi que dominá-los exigia um esforço inicial, mas também gerava economia de tempo posteriormente. Descobrir atalhos de teclado, funcionalidades avançadas ou formas mais rápidas de navegar pela interface foi essencial. Recursos como automação de tarefas e integração com outros softwares também se mostraram aliados poderosos.
Após dominar o funcionamento do sistema operacional ou software, configurar atalhos personalizados ou realizar customizações que o tornem mais funcional e confortável para seu uso, podem ser uma boa pedida. Isso pode incluir desde reorganizar a área de trabalho do seu sistema operacional até criar scripts que automatizem tarefas repetitivas.
Organização de arquivos: poupe tempo e reduza estresse
Se, como eu, você trabalha com inúmeros arquivos, criar um sistema de organização é essencial. Uma boa estrutura evita o tempo perdido procurando arquivos, além de minimizar frustrações. Não há nada mais frustrante do que precisar de um documento urgente e não encontrá-lo por causa de nomes genéricos como “Documento1_final_versao3__final”.
Entenda suas necessidades de organização
Primeiro, identifique o que é prioritário e como você pode acessar rapidamente arquivos usados com frequência, sem descuidar daqueles acessados esporadicamente. Atualmente, utilizo um sistema numérico com níveis hierárquicos (01, 02, 03,…, 99). Arquivos raramente usados ficam no nível “99”, denominado “Arquivo” enquanto os mais acessados são organizados em subpastas com níveis crescentes.
Por exemplo: OneDrive > 01-Documentos > 03-Modelos > [Subpasta específica].
Esse método me permite localizar documentos em segundos e garante que nenhuma informação se perca no caos digital. Embora funcione para mim, este método pode não atender a todos. O ideal é encontrar o sistema que se alinhe às suas necessidades e adaptá-lo conforme necessário.
Dicas práticas para organização
- Renomeie seus arquivos de forma estratégica: Escolha nomes que tragam contexto imediato sobre o conteúdo. Por exemplo, ao invés de “Relatorio2023”, use “Relatorio_Vendas_2023”.
- Downloads zero: Mantenha a pasta de downloads vazia ao final do dia sempre que possível, realocando arquivos úteis e descartando o desnecessário. Isso evita o acúmulo de dados irrelevantes.
- Utilize marcadores: Ferramentas como “Acesso Rápido” no Windows, ou marcadores nos gerenciadores de arquivos de sistemas Linux permitem destacar pastas mais utilizadas, agilizando o acesso.
- Arquive periodicamente: Separe um momento mensal para revisar e arquivar arquivos antigos. Assim, você mantém suas pastas principais sempre organizadas.
Criação de modelos
Criar modelos de arquivos e pastas para atividades rotineiras foi uma das práticas mais eficazes que adotei. Por exemplo, em processos licitatórios, uso planilhas pré-formatadas e pastas já organizadas em subcategorias, como “Edital e Anexos” e “Documentos de Recursos”. Além disso, automatizei partes desse processo de modelos de pastas e arquivos com a ferramenta Nova+ do software PowerToys do Windows 11.
Essa abordagem não só economiza tempo como também cria um padrão de trabalho eficiente e confiável para o meu Workflow, fazendo com que eu ganhe minutos do meu trabalho para a criação de uma nova estrutura de pastas com os arquivos que devem estar dentro dela.
Junto a isto, passei um bom tempo criando uma biblioteca de modelos de arquivos, como argumentos baseados na lei de licitações, produtos que foram descontinuados pelas fabricantes, catálogos de produtos que vendemos e modelos de declarações mais comuns.
Eu os utilizo com frequência? Definitivamente não, mas sei que sempre que preciso de algo ele vai estar guardado em sua respectiva pasta para que eu simplesmente o ache e utilize em poucos minutos. Isso elimina a necessidade de começar do zero e assegura que cada tarefa tenha um ponto de partida claro e eficiente.
Criando linhas de produção
Aos 16 anos, enquanto cursava Técnico em Administração, estudava teorias como Taylorismo e Fordismo (sim, o nome tem a ver com a marca de carros Ford). Na época, achei maçante, mas hoje aplico conceitos desses modelos para organizar e otimizar meu trabalho. Essas ideias, que nasceram na indústria, têm grande aplicabilidade em ambientes administrativos e no cotidiano.
Breve resumo:
-
Taylorismo: Desenvolvido por Frederick Taylor no início do século XX, o Taylorismo é um modelo de gestão que busca a eficiência no trabalho por meio da divisão de tarefas, padronização de processos e incentivos à produtividade. Ele se concentra na análise científica do trabalho e na eliminação de desperdícios.
-
Fordismo: Criado por Henry Ford, é um sistema produtivo que combina a produção em massa, com linhas de montagem, e a padronização dos produtos. Baseado no Taylorismo, o Fordismo tornou os bens mais acessíveis ao reduzir custos, mas também trouxe desafios como a monotonia do trabalho repetitivo.
Dividindo o trabalho em partes menores
Quando entrei na empresa, as tarefas relacionadas a licitações não eram bem distribuídas, o que fazia com que cada processo licitatório a ser realizado, demorasse cerca de 2 horas para estar devidamente organizado nos servidores da empresa.
Quando assumi definitivamente este setor, sendo o único responsável por esta área, reorganizei o fluxo de trabalho, criando uma “linha de produção” com etapas claras e sequenciais:
- Leitura do jornal de licitações e inserção das informações da mesma na agenda.
- Download de todos os editais da semana enquanto preparo as pastas-modelo.
- Pré-leitura dos editais com auxílio de IA para obter um resumo.
- Preenchimento das planilhas com os produtos constantes no edital.
- Análise detalhada para anexar documentação necessária.
- Lançamento dos editais nas plataformas.
Essa mudança reduziu o tempo gasto por edital de 2 horas para um único processo para apenas 1 dia, onde realizo a montagem da semana inteira (10 a 15 processos), permitindo mais foco em outras atividades e estudos. Essa metodologia me ensinou que, ao dividir tarefas grandes em partes menores, conseguimos executar o trabalho com mais fluidez e eficiência.
Utilize a tecnologia a seu favor
Ferramentas como inteligência artificial (IA) têm sido grandes aliadas na produtividade. Realizo pré-leituras de editais com IA, o que poupa tempo ao responder perguntas como “Quais documentos são necessários?”. Isso ajuda a decidir rapidamente se participaremos ou não de processos licitatórios. Em um cenário onde cada minuto conta, ter ferramentas que otimizam decisões é um diferencial.
IA no cotidiano
Sou cético por natureza, e de início, relutei em utilizar IA no ambiente de trabalho mas após muitos testes, ferramentas como ChatGPT e NotebookLM se tornaram indispensáveis.
Atualmente, para a leitura de editais e outros documentos, o NotebookLM tem sido meu fiel escudeiro, pois posso manter a conversa apenas trocando as fontes de texto, fazendo com que os resumos possam sair sempre bem formatados e sem erros que já ocorreram em outras vezes.
Junto a isto, para redação e brainstorming de recursos e documentos, o Chat GPT tem sido uma ótima ferramenta de IA e em breve, pretendo utilizar ferramentas locais utilizando o projeto Ollama.
Vale dizer que no momento, o uso de IA não substitui meu trabalho, mas sim, auxilia a otimizá-lo em algumas partes maçantes, como a revisão de documentos e relatórios, e, escrita de e-mails e documentos “simples”. Isso não seria possível se eu não desse uma chance a estas ferramentas e tirasse um tempo para estudá-las e testá-las para extrair seu potencial
Fique atento a novos softwares
Explorar novas tecnologias pode ser um diferencial. Por exemplo, enquanto a maioria na minha empresa usa o navegador de internet Google Chrome, prefiro o Microsoft Edge, que considero mais produtivo devido a diversos motivos que você pode conferir neste artigo.
O mesmo vale para listas de tarefas: optei pelo Microsoft To Do em vez do popular Todoist, visto que a solução da Microsoft apresenta recursos que temos acesso apenas na versão premium do Todoist de forma gratuita, além de possuir um visual agradável e uma ótima integração com o Android e Windows.
Além disso, mantenho uma rotina de testar novas ferramentas e softwares disponíveis sempre que possível para que eu possa conhecer novas formas de realizar um trabalho e quem sabe adotar um novo software que me ajudará a ser mais produtivo.
A educação abre portas (e mentes também)
Como minha última colocação, posso dizer que, estudar regularmente, mesmo que por poucos minutos ao dia, traz grandes benefícios para a produtividade. Podcasts, vídeos e cursos gratuitos podem ampliar seu conhecimento em áreas específicas e apresentar soluções para problemas cotidianos.
Ouvir podcasts sobre assuntos relacionados ao meu trabalho, ou novas tecnologias, abriu minha mente para novas ferramentas de produtividade e assistir vídeos sobre assuntos relacionados a produtividade e saúde mental me ajudou a ver que otimizar o trabalho meu trabalho pode ser benéfico para diversas áreas da minha vida.
Quem sabe, um Curso em Vídeo daqueles gratuitos de Python, Inglês, ferramentas Office ou mesmo outros assuntos mais técnicos pode te ajudar a criar o hábito de aprender e com isso te apresentar novas soluções para problemas que você enfrenta no dia a dia?
Já faz um tempo que saí do Blog Diolinux, mas gostaria de deixar o gancho de que, com o Diolinux Play, você pode aprender coisas novas, com Shell Script, ferramentas de criação de mídia, ou mesmo Storytelling, para criar textos mais cativantes, além de apoiar projetos como o fórum Diolinux Plus, no qual você está lendo este artigo e pode não apenas aprender coisas novas com os usuários da plataforma, mas também disseminar seu conhecimento para milhares de pessoas ao redor do mundo.
Se você pode investir alguns reais em cursos, procure uma área de interesse e comece a estudá-la, caso ainda não seja um bom momento, diversos canais no Youtube como o Curso em Vídeo, Estratégia Concursos, Akitando e mesmo o Diolinux, apresentam conteúdos gratuitos onde você pode aprender coisas novas para o dia a dia.
Enfim, como dizia o ET Bilu: “Busquem conhecimento!”.
Para complementação a este artigo, gostaria de deixar um último vídeo que possui dicas valiosas de produtividade:
Se chegou até aqui, espero que minhas dicas tenham sido úteis. Produtividade não é sobre fazer tudo ao mesmo tempo, mas sobre fazer o que importa de maneira eficaz. Compartilhe nos comentários quais práticas você utiliza para melhorar sua produtividade e inspire outros leitores que buscam por uma vida mais produtiva e descomplicada!