Documento Automático

Bom dia galera.

Há pouco tempo, abri uma startup de soluções em impressão 3D, e junto comigo trabalha um rapaz que fica responsável pela área de vendas.

Ultimamente estamos tendo dificuldade na hora de gerar proposta de serviço.
Eu fiz um documento em word padrão pra ele seguir, mas vira e mexe esse documento perde um pouco formatação de espaçamento e fonte.

Gostaria de saber se há algum software ou plataforma, que me ofereça a funcionalidade de definir um template padrão de documento, e que o vendedor só coloque os dados tais como descrição do serviço e valor, e o software gere automaticamente o documento formatado no template fixo com descrição e valor definidos .

Se tiver alguma ferramenta open-source que faça isso, melhor ainda. Mas se for paga serve também, qualquer sugestão é de grande ajuda. Obrigado.

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Não sei se já resolveu seu problema, mas uma boa opção é a combinação formulário+planilhas google. Você consegue estabelecer campos específicos, parâmetros, entre outras coisas que podem facilitar e muito o seu serviço. O mesmo pode ser feito com mais esforço usando o o Calc do libre office com algumas macros embutidas.

Não sei se você ainda precisa, mas veja se isso te ajuda. É um formulário em PDF produzido no Writer. Imagino que dê para vc criar o texto padrão e deixar apenas algumas áreas espeíficas para seu funcionário preencher.

https://www.hardware.com.br/comunidade/v-t/1420286/

Acho que depois de criado o arquivo padrão, ainda dá para colocar dentro da pasta “Modelos” na Pasta Pessoal. Aí é só clicar com o botão direito na área de trabalho e escolher o modelo de documento criado.

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Seria inviável usar o Google Docs?

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No trabalho a gente implementou vários formulários usando o Excel, pois era a ferramenta disponível. Funcionava assim:

  • Na planilha modelo, na primeira aba ficavam os campos para adicionar o texto. Nas segundas e terceiras abas o texto era trazido por fórmula (=Plan1!B1). Nessas duas abas foi feita a formatação para caber em uma página de impressão certinho.
  • Passamos esse modelo para a outra empresa. Eles que preenchiam os valores na Plan1 e enviavam sempre pra gente o arquivo (excel)
  • A gente imprimia os formulários, analisava, assinava e devolvia como evidência de autorização de serviço (ou com justificativa de negativa).
  • A gente também copiava os dados direto da planilha (aba Plan1) que eles enviavam para um outra planilha de banco de dados. Nessa outra planilha tinha todos os formulários que já foram autorizados e era possível criar filtros e relatórios de acompanhamento.

Não precisava usar macro nesse processo, mas o controle de todas as autorizações ficou bem pesado com tabelas dinamicas e filtro.

Pontos negativos:

  • A certa altura foi pedido alteração do formulário, mas como a planilha modelo já estava difundida deu um trabalho muito grande para difundir novamente o modelo. Lição aprendida: fazer bem certinho da primeira vez
  • Alguns textos muito extensos não cabiam nao local estipulado, e como as linhas eram estáticas ficava cortado na impressão. Em vários casos gerou trabalho extra para a gente ficar diminuindo texto para a impressão (1 minuto de trabalho, mas em 20 formulários já viu né…)
  • Alguns usários pro-ativos mudaram alguns campos que não deveriam. É interessante bloquear essas células e proteger o documento.
  • Dificuldade de trabalho colaborativo na planilha de controle, apenas uma pessoa poderia inserir dados por vez.

Pelo que você falou, eu acho que daria para usar uma planilha (excel, libreoffice, wps office, …) onde numa aba os dados são digitados e na outra aba esses valores são espelhados num modelo com formatação definida. Bloqueie todas as células que não sejam necessárias edição e proteja o documento com senha. O pessoal de vendas fica com esse modelo, preenchem e: ou mandam o documento renomeado (proposta X), ou mandam o fomulário impresso em PDF ou ainda papel. Vai depender de como será feito o controle das propostas.